§ 1

Personeller Geltungsbereich

Diese Dienstvereinbarung gilt für die automatisierte Verarbeitung von personenbezogenen Daten aller Beschäftigten der Universität Potsdam, der ehemals Beschäftigten sowie der Bewerber, die zu dem durch den Personalrat für wissenschaftliche Mitarbeiter und den Personalrat für Mitarbeiter aus Technik und Ver­waltung vertretenen Personenkreis gehören. Zu den personenbezogenen Daten gehören auch die personenbezogenen Daten von Angehörigen der Be­schäftigten.

§ 2

Zweck

1. Die Verarbeitung der gespeicherten Personaldaten wird für folgende Anwendungsbereiche verein­bart:

a) Stellenverwaltung einschließlich Mittelschöp­fung aus besetzbaren freien Stellen und Stel­lenanteilen

b) Personalverwaltung einschließlich Terminno­tizen und Textverarbeitung

c) Abwesenheits- und Urlaubserfassung

d) Unterstützung der Zahlbarmachung bei der Zentralen Bezügestelle des Landes Branden­burg( ZBB)

e) Abgleich Personaldatei und Datei der ZBB f) Gewinnen von Struktur- und Planungsdaten g) Unterstützen von Arbeitssicherheit, Gesund­heitsvorsorge und-schutz

h) Führen des Schwerbehindertenverzeichnisses i) Unterstützen von Wahlen in der Universität j) Unterstützen der Lehrevaluation

2. Die Verarbeitung von Personaldaten ist nur zuläs­sig, soweit sie zur rechtmäßigen Aufgabenerfül­lung der Dienststelle erforderlich ist.

3. Eine Verhaltens- oder Leistungskontrolle durch und mit Hilfe des DV- Systems findet nicht statt.

§3

EDV- Einsatz bei der Stellenverwaltung

Im Rahmen der Stellenverwaltung wird die EDV eingesetzt für folgende Zwecke:

1. Verteilung der Stellen auf die Fakultäten und Einrichtungen für das jeweilige Haushaltsjahr nebst Erläuterungen und Bewirtschaftungshinwei­

sen.

2

Bewerber werden im Einstellungsverfahren auf die automati­sierte Verarbeitung hingewiesen.

2. Stellenplanbewirtschaftung

-

Unter diesen Begriff fallen alle Maßnahmen im Zusammenhang mit der Bereitstellung und Inan­spruchnahme einer Stelle( Stellenbesetzung, vorü­bergehende Nutzung, Verlegung, Teilung, Sper­rung, Mittelschöpfung etc.).

Daneben sind die Anforderungen an die Planstel­len und Stellenüberwachung sicher zu stellen. Zu den für diese Aufgabe relevanten Angaben gehö­ren der Nachweis des Stellenbestandes einschließ­lich aller laufenden Veränderungen in Zahl und Wertigkeit der Planstellen/ Stellen. Der Grund und der Zeitpunkt für Planstellen-/ Stellenzu- und -abgänge( z. B. durch Umsetzungen, Absetzun­gen, Erfüllung von kw- und ku- Vermerken) müs­sen aus dem Stellennachweis einwandfrei ersicht­lich sein. Die einzelnen Planstellen und Stellen sind durchzunummerieren und mit den im Haus­haltsplan ausgewiesenen Besoldungs-, Vergü­tungs- und Lohngruppen sowie den Amtsbezeich­nungen, Dienstbezeichnungen bzw. Dienstarten zu kennzeichnen.

Für die Stellenbesetzung sind folgende Angaben der jeweils in Anspruch genommenen Stelle zu­zuordnen:

Name und Geburtsdatum des Planstellen­/ Stelleninhabers

- seine Dienst- oder Amtsbezeichnung bzw. Dienstart, in der er tätig ist

-

BesGr./VerGr./Lohngr.

/ Stelleninhabers

des

Planstellen­

- Zeitpunkt der Einweisung/ Führung

- Zeitpunkt der Beförderung/ Höhergruppierung Abordnungen, Beurlaubungen, Teilzeitbeschäf­tigungen( einschließlich deren Zeiträume)

- Zeitpunkt des Freiwerdens der Planstelle/ Stelle mit Angabe des Grundes, z. B. durch Verset­zung, Ausscheiden, Tod, Übernahme auf eine Leerstelle

- Zeiten der Stellenbesetzungssperre sowie der Ersatzbeförderungssperre bzw. Ausnahmen

hiervon

gegenseitige Stellenhinweise bei Umbuchung auf andere Planstellen/ Stellen

- Haushaltsvermerke

-

Die stellenbewirtschaftende Dienststelle ist ver­pflichtet, ihre Stellenbewirtschaftungsinstrumente so einzurichten, dass auch bei EDV- gestützten Verfahren- ein lückenloser visueller Nachvollzug der Stellenbesetzungen auch für zurückliegende Zeiträume gewährleistet ist.

3. Zugriffsberechtigt für diesen Anwendungs­bereich sind die Personalsachbearbeiter je­weils für das eigene Sachgebiet und für das im Vertretungsfall wahrzunehmende Sach­

123