§ 5

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Führen des Personaldatenbestandes

1. Der Personaldatenbestand wird als dedizierte Datenbank auf einer EDV- Anlage der Universität geführt.

2. Die Dienststelle führt als Arbeitsunterlage für die Personalsachbearbeiter zur Personaldatenverarbei­tung ein Benutzerhandbuch, das als Anlage dieser Dienstvereinbarung beigefügt ist. Das Benutzer­handbuch enthält insbesondere

-

Zusammenfassung der Merkmale und Daten­felder mit Feldbeschreibung und Hinweisen auf eventuell eingeschränkte Verwendung

- Schlüsselverzeichnisse

Standardauswertungen mit Muster des Listen­bildes und Übersicht über die angesprochenen Datenfelder( Auswertungskatalog).

3. Eine Erweiterung der Daten bzw. deren Nutzung wird nur nach Zustimmung des Gesamtpersonalra­tes durchgeführt, soweit sie nicht auf Grund ge­setzlicher oder tariflicher Änderungen vorge­nommen werden müssen.

§ 6

Schutz der Personaldaten

Um ein höchstes Maß an Sicherheit der Personaldaten zu gewährleisten ist es erforderlich, die Schutzmaß­nahmen kontinuierlich zu kontrollieren und zu ver­vollkommnen.

Diese Schutzmaßnahmen sind in einem Personalda­tensicherheitskonzept festgeschrieben, das auf dem Maßnahmekatalog des Bundesamtes für Sicherheits­und Informationstechnik( BSI) basiert.

Das Personaldatensicherheitskonzept ist vom Ge­samtpersonalrat zu bestätigen. Es wird als Anlage der Dienstvereinbarung beigefügt und im Dezernat für Personal- und Rechtsangelegenheiten verwaltet. Die Fortschreibung dieses Sicherheitskonzepts erfolgt durch das Dezernat für Personal- und Rechtsange­legenheiten in Zusammenarbeit mit der für Datensi­cherheit verantwortlichen Stelle und dem Daten­schutzbeauftragten der Universität.

Bei wesentlichen Änderungen ist der Gesamtperso­nalrat i. S. von§ 65 Nr. 1 PersVG Bbg zu beteiligen.

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Auswertung der Personal- und Stellendatei

1. Die personenbezogenen Daten werden nicht zur EDV- gestützten Ermittlung von Grundlagen für dienstliche Beurteilungen, Disziplinarmaßnahmen oder als Grundlage für die Feststellung des Ge­sundheitszustandes genutzt.

Eine EDV- gestützte Verknüpfung personenbezo­gener Daten von Beschäftigten mit Daten, die im Arbeitsprozess als Nebenprodukt anfallen oder aus Daten des Arbeitsprozesses abgeleitet werden können( z. B. aus Log- Dateien, Bedienerstatisti­ken oder der Verwendung von Codes), findet nicht statt.

2. Im Rahmen der Aufgabenstellung werden Aus­wertungen der Personal- und Stellendatei erstellt. Standardauswertungen werden mit Auswertungs­programmen erzeugt, die für die wiederholte An­wendung vorrätig gehalten und regelmäßig oder auf Anforderung ausgeführt werden.

3. Die Standardauswertungen sind im Auswertungs­katalog dargelegt( s. Anlage Benutzerhandbuch). Sie werden im Dezernat für Personal- und Rechts­angelegenheiten dokumentiert und können durch den Personalrat eingesehen werden.

4. Zu Zwecken der Planung und Statistik im Dezer­nat für Planung, Organisation, Forschungsförde­rung werden nur die zur Ausführung des jeweili­gen Dienstgeschäfts nötigen Daten zur Verfügung gestellt( s. Anlage Berechtigungskonzept). Die Bereitstellung sowie der Zugriff auf Personaldaten ist im Personaldatensicherheitskonzept beschrie­ben( s. Anlage Personaldatensicherheitskonzept).

5. Auswertungen werden nur vom Dezernenten für Personal- und Rechtsangelegenheiten oder dessen Vertreter veranlasst. Zusätzliche Auswertungen, die nicht im Auswertungskatalog beschrieben sind, erfolgen auf schriftlichen Antrag an den De­zernenten für Personal- und Rechtsangelegenhei­

ten.

6. Die Auswertungen nach Ziffer 4 und 5 werden beim DV- Koordinator im Dezernat für Personal­und Rechtsangelegenheiten abgelegt. Sie sind auf Anforderung den Vertretern des Gesamtpersonal­rates innerhalb von 10 Tagen zur Einsichtnahme zur Verfügung zu stellen.

7. Zur organisatorischen Abwicklung von Lehreva­luationen werden der Servicestelle für Lehrevalua­tion jeweils zu Semesterbeginn folgende Angaben zum Lehrpersonal übermittelt:

Name, Vorname, Titel Personalkategorie Kostenstelle

Dienstanschrift

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