§ 5

Erfassung

( 1) Nach Maßgabe von§ 4 BbGArchivG sind die Stellen der Universität verpflichtet, alle Unterlagen, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr benötigt werden, dem Universitätsarchiv unverändert anzu­bieten und, soweit sie archivwürdig sind, zu überge­ben. Unterlagen sind spätestens dreißig Jahre nach ihrer Entstehung anzubieten, soweit nicht Rechtsvor­schriften oder Verwaltungsvorschriften längere Auf­bewahrungsfristen festlegen.

( 2) Die anbietenden Stellen haben dem Universitäts­archiv auch Exemplare aller von ihnen herausgege­benen oder in ihrem Auftrag erscheinenden amtlichen Drucksachen und anderen Veröffentlichungen zur Übernahme anzubieten.

§ 6 Bewertung und Übernahme

( 1) Das Universitätsarchiv entscheidet über die Ar­chivwürdigkeit der angebotenen Unterlagen und über deren Übernahme in das Archiv.

( 2) Dem Universitätsarchiv ist von der anbietenden Stelle Einsicht in alle vorhandenen Unterlagen sowie in die zugehörigen Findmittel und Programme zu gewähren.

( 3) Wenn das Universitätsarchiv die Archivwürdig­keit verneint oder innerhalb eines halben Jahres nach Anbietung nicht über die Archivwürdigkeit der ange­botenen Unterlagen entscheidet, können die Unterla­gen durch die anbietende Stelle vernichtet werden, wenn durch die Vernichtung schutzwürdige Belange Betroffener nicht beeinträchtigt werden. Vor einer Entscheidung des Universitätsarchivs oder vor Ab­lauf dieser Frist dürfen Unterlagen von der anbieten­den Stelle ohne Zustimmung des Universitätsarchivs nicht vernichtet werden.

§ 8

Benutzung

Die Benutzung der Bestände des Universitätsarchivs richtet sich nach Abschnitt 3 BbgArchivG und der Benutzungsordnung für das Archiv der Universität

Potsdam.

§ 9 Beglaubigung

Das Universitätsarchiv ist berechtigt, Abschriften, Ablichtungen, Vervielfältigungen und Negative von den im Archiv vorliegenden Unterlagen der Univer­sität amtlich zu beglaubigen.

§ 10

In- Kraft- Treten

Diese Ordnung tritt am Tag nach ihrer Veröffentli­chung in den Amtlichen Bekanntmachungen der Universität Potsdam in Kraft.

Benutzungsordnung für das Archiv der Universität Potsdam

Vom 15. April 1999

Aufgrund§ 84 Abs. 1 Nr. 5 des Gesetzes über die Hochschulen des Landes Brandenburg- Brandenbur­gisches Hochschulgesetz( BbgHG) vom 24. Juni 1991( GVBI. S. 156), zuletzt geändert durch Gesetz vom 22. Mai 1996( GVBl. I S. 173), hat der Senat der Universität Potsdam nach Maßgabe des Gesetzes über die Sicherung und Nutzung von öffentlichem Archivgut im Land Brandenburg- Brandenburgi­sches Archivgesetz( BbgArchivG) vom 7. April 1994 ( GVBl. I S. 94) und der Archivordnung der Univer­sität Potsdam vom 15. April 1999( Amtliche Be­kanntmachungen der Universität Potsdam vom 31. Mai 1999) folgende Ordnung erlassen:

§7

Verwahrung und Sicherung

I.

Allgemeines

( 1) Das Archivgut der Universität Potsdam ist im Universitätsarchiv aufzubewahren.

§ 1

( 2) Das Archivgut der Universität ist unveräußerlich.

( 3) Das Universitätsarchiv verwahrt die übernomme­nen Unterlagen grundsätzlich ohne zeitliche Begren­zung. Es vernichtet jedoch die Unterlagen. die nach den gesetzlichen Bestimmungen nicht auf Dauer aufzubewahren oder nicht archivwürdig sind.

( 4) Das Universitätsarchiv sichert das vorhandene Archivgut. Es sorgt für eine ordnungsgemäße Auf­bewahrung sowie den physischen Erhalt der Archiv­unterlagen.

Geltungsbereich

Die Benutzungsordnung gilt für das Archiv der Uni­versität Potsdam( Universitätsarchiv).

§ 2

Benutzungsrecht

( 1) Das Archivgut steht nach Maßgabe des BbgAr­chivG und dieser Ordnung auf Antrag für die Benut­zung zur Verfügung.

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