TAGUNGSDIENST UND GÄSTESERVICE FÜR DIE UNIVERSITÄT POTSDAM

Kanzler schloß Rahmenvereinbarung mit der Exklusiv Tourismus GmbH

Als Ort von Tagungen, Kongressen, Sym­posien, Seminaren und einer Vielzahl ähnlicher Veranstaltungen erfreut sich die Universität Potsdam größter Beliebtheit. Für den Gastgeber - in erster Linie die Wissenschaftler der Hochschule - be­deutet die Durchführung solcher Veran­staltungen jedoch häufig ein gehöriges Maß an zusätzlicher Arbeit, das der Erle­digung der sonstigen Verpflichtungen im Wege steht. Deshalb hat der Kanzler der Universität, Alfred Klein, nun eine Rah­menvereinbarung mit der Exklusiv Tou­rismus GmbH geschlossen, die es Mitar­beitern erlaubt, Dienstleistungen für die Durchführung von Veranstaltungen zu Sonderkonditionen in Anspruch zu neh­men. Ein wesentlicher Vorteil besteht da­bei darin, daß Uni-angehörige in einem bestimmten Umfang von der Firma im Vorfeld der Durchführung von Veranstal­tungen kostenlos Beratung erfahren kön­nen. Selbstverständlich bindet die Rah­menvereinbarung die Universität nicht in der Weise, alle ihre Veranstaltungen über den Vertragspartner abwickeln zu müs­sen. Es erscheint aber eine wesentliche Hilfe zu sein, daß zukünftig ein mit der Universität vertrauter Ansprechpartner zur Verfügung stehen wird - sofern es gewünscht wird.

Die Exklusiv Tourismus GmbH wurde 1991 von dem Potsdamer Ehepaar Ulrike und Sven Tietze gegründet. Sie ist im Holländi­schen Viertel Potsdams ansässig und be­treut Gäste und Gastgeber in Potsdam, Ber­lin und der Mark Brandenburg, die z.B. nach geeigneten Hotelzimmern suchen, interessante Stadtführungen und Schloßbe­sichtigungen genießen, eine Tägungsstätte ausgesucht, einen Empfang vorbereitet oder eine Goldene Hochzeit organisiert haben wollen.

Die Exklusiv Tourismus GmbH als „In- commg-Agentur“ versucht, alle möglichen Leistungen anzubieten, die bei einem Auf­enthalt im Berlin-Brandenburgischen ge­fragt sein können. Am Firmenstandort im Holländischen Viertel wird derzeit ein „Info- Laden“ eingerichtet, in dem Besucher tou­ristische Informationen, Stadtpläne, Souve­nirs, Theater- und Konzertkarten und bald auch Informationen über die Potsdamer Universität erhalten werden.

Die Unterzeichnete Rahmenvereinbarung soll es nun Mitarbeitern der Universität Potsdam durch die Nutzung von Servicean­geboten der Exklusiv Tourismus GmbH er­möglichen, Erfolg und ein einheitliches Qualitätsniveau bei der Gästebetreuung und Veranstaltungsorganisation zu errei­chen. Darüber hinaus können Aufwand und

Kosten der Gastgeber gesenkt werden, da das Serviceunternehmen schon in der ko­stenfreien Beratungs- und Angebotsphase einen beachtlichen Tteil an Recherchen und Organisationsleistungen übernimmt. Auch der Ausschluß bzw. die weitgehende Redu­zierung von Haftungsrisiken aus Fehl­buchungen, Stornierungen, Organisations­fehlern usw. sind für den Veranstalter oder Gastgeber wesentlich.

Wie gestaltet sich die Rahmenvereinbarung nun in der Praxis? Nehmen wir an, in einem beliebigen Bereich der Universität hat sich ein Gast angekündigt, der als sehr an­spruchsvoll gilt und dessen Urteil über die Gastfreundschaft der Potsdamer Universi­tät nicht ohne Bedeutung ist. Neben einem Hotelzimmer wünscht er ein Besichtigungs­programm in Potsdam zu absolvieren und abends in ein Konzert zu gehen. Und vor allen Dingen: er kommt schon morgen. In solchen Fällen soll künftig ein Anruf bei der Exklusiv Tourismus GmbH reichen. Im Gespräch werden die notwendigen Lei­stungen und die entsprechenden Qualitäts­kriterien abgestimmt - dann Angebote un­terbreitet und nach Auftragserteilung schließlich die entsprechenden Buchungen vorgenommen. Apropos Hotelzimmer: in der Rahmenvereinbarung ist ausdrücklich auch die Zimmervermittlung für Gäste der Universität geregelt. Die Besonderheit da­bei ist vor allem, daß die Zimmer normaler­weise kostenfrei vermittelt werden können, da das Serviceunternehmen Provisionen von dem jeweiligen Hotel erhält. Der Auf­traggeber in der Universität zahlt also den gleichen Preis wie bei der Selbstein­buchung und spart den Aufwand für Buchungsvorgänge.

Ein anderer Bereich, der ebenso zum Uni­versitätsalltag gehört, ist die immer häufiger anstehende Organisation von Kongressen, Fachtagungen, Festbanketten und zahlrei­cher anderer Veranstaltungen. Hier kann auf der Grundlage der Rahmenverein­barung ein besonderes Angebot genutzt werden: die weitgehend kostenfreie Bera­tung der Gastgeber und Veranstalter an der Universität Potsdam bei der Konzeption der Gästebetreuung bzw. Veranstaltungsorga­nisation. Diese Kostenfreiheit wird für min­destens einen Mann-Täg (entspricht acht Beratungsstunden) je Projekt gewährt, un­abhängig davon, ob weitere Leistungen der Exklusiv Tourismus GmbH in Anspruch genommen werden. Darüber hinaus ist ebenso die Erstellung eines Angebotes grundsätzlich kostenfrei.

Die Dienstleistungspalette umfaßt ferner den Service, der für eine Thgung, einen Kongreß oder ähnliches erforderlich ist. Dazu gehören beispielsweise die Konzep-

tionierung der Veranstaltung (einschließlich Finanzierungskonzepten), eine veranstal­tungsbezogene Zimmervermittlung für alle Teilnehmer, Veranstaltungslogistik, Aus­wahl und Buchung der Veranstaltungsstätte, Rahmenprogramme, Mietmobiliar, Dekora­tion, Dolmetscher, Tägungstechmk, Cater­ing, Chartern von Bussen, Schiffen, Limou­sinen und anderes mehr. Möglich ist auch die Übernahme der Gesamtorganisation, bei der der Veranstalter quasi nur noch die Vorbereitung der Veranstaltungsinhalte zu leisten hat.

Da jedoch Potsdam als Reiseziel und Tägungsdestination immer beliebter wird - immerhin besuchen jährlich ca. 3 Millionen Gäste die Landeshauptstadt - bitten die Mitarbeiter der Exklusiv Tourismus GmbH allerdings um rechtzeitige Anmeldungen (nach Möglichkeit schon im Vorjahr), um notwendige Kapazitäten in Hotels, Tägungs- stätten, der Gastronomie, bei Bussen usw, sichern zu können.

Die Kontaktadresse lautet: Exklusiv Touris­mus GmbH, Benkertstraße 17 (im Holländi­schen Viertel), 14467 Potsdam; Tbl.: 0331/ 280 06 96, Fax: 280 06 97, Bürozeiten: Mo- Ft 10.00 Uhr bis 18.00 Uhr. Sven Tietze

AUS DEM SENAT BERICHTET

In seiner 26. Sitzung am 16. November 1995 befaßte sich der Senat u.a. mit fol­genden Punkten:

Den von der Kommission für Entwicklungs­planung Und Finanzen (EPK) vorgelegten universitären Arbeitsgrundlagen für die Gleichstellungsbeauftragten in denorgam- satonschen Grundeinheiten für Lehre, For­schung und den zentralen Einrichtungen stimmten die Senatorinnen und Senatoren zu, indem sie ‘auf den ‘Charakter als „Arbeitsgrundlage", die keinen Gesetzes­charakter habe, verwiesen, Ihre Zustim­mung erteilten sie ebenfalls einem Ver­teilungsmodell für Mittel aus der Titel­gruppe 94, mit Hilfe dessen künftig den Fakultäten jeweils eine Globalsumme zuge­wiesen werden soll, die von den einzelnen Bereichen selbst verteilt werden kann. Das jetzt beschlossene Modell entspricht einem Startschlüssel, der ständig verändert und angepaßt werden muß. Unter dieser Bedin­gung wurde es akzeptiert und der Kanzler gebeten, der EPK möglichst rasch über die Ergebnisse einer ersten Anwendung des Verteilungsmodells im Haushaltsjahr 1996 zu berichten.

Als es um den Abschluß einer Kooperati­onsvereinbarung zwischen der Universität Fortsetzung Seite 16

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