nehmende Sachgebiet sowie der/ die Dezernent/ in und der/ die Stellvertreter/ in des/ der Dezernenten/ in jeweils für sämtliche Sachgebiete.

§ 5 Führen des Personaldatenbestandes

1.

Der Personaldatenbestand wird als dedizierte Datenbank auf einer EDV- Anlage der Universität geführt.

2. Die Dienststelle führt als Arbeitsunterlage für die Personalsachbearbeiter/ innen zur Personalda­tenverarbeitung ein Benutzerhandbuch, das als Anlage dieser Dienstvereinbarung beigefügt ist. Das Benutzerhandbuch enthält insbesondere

-

Zusammenfassung der Merkmale und Daten­felder mit Feldbeschreibung und Hinweisen auf eventuell eingeschränkte Verwendung

- Schlüsselverzeichnisse

3.

Standardauswertungen mit Muster des Listen­bildes und Übersicht über die angesprochenen Datenfelder( Auswertungskatalog).

Eine Erweiterung der Daten bzw. deren Nut­zung wird nur nach Zustimmung des Gesamtperso­nalrates durchgeführt, soweit sie nicht auf Grund gesetzlicher oder tariflicher Änderungen vorge­nommen werden müssen.

§ 6 Schutz der Personaldaten

Um ein höchstes Maß an Sicherheit der Personal­daten zu gewährleisten ist es erforderlich, die Schutzmaßnahmen kontinuierlich zu kontrollieren und zu vervollkommnen. Diese Schutzmaßnahmen sind in einem Personaldatensicherheitskonzept festgeschrieben, das auf dem Maßnahmekatalog des Bundesamtes für Sicherheits- und Informati­onstechnik( BSI) basiert. Das Personaldatensicher­heitskonzept ist vom Gesamtpersonalrat zu bestäti­gen. Es wird als Anlage der Dienstvereinbarung beigefügt und im Dezernat für Personal- und Rechtsangelegenheiten verwaltet. Die Fortschrei­bung dieses Sicherheitskonzepts erfolgt durch das Dezernat für Personal- und Rechtsangelegenheiten in Zusammenarbeit mit der für Datensicherheit verantwortlichen Stelle und dem Datenschutzbe­auftragten der Universität. Bei wesentlichen Ände­rungen ist der Gesamtpersonalrat i.S. von§ 65 Nr. 1 PersVG Bbg zu beteiligen.

§7 Auswertung der Personal- und Stellendatei

1. Die personenbezogenen Daten werden nicht zur EDV- gestützten Ermittlung von Grundlagen für dienstliche Beurteilungen, Disziplinarmaßnahmen oder als Grundlage für die Feststellung des Ge­

sundheitszustandes genutzt. Eine EDV- gestützte Verknüpfung personenbezogener Daten von Be­schäftigten mit Daten, die im Arbeitsprozess als Nebenprodukt anfallen oder aus Daten des Ar­beitsprozesses abgeleitet werden können( z. B. aus Log- Dateien, Bedienerstatistiken oder der Verwen­dung von Codes), findet nicht statt.

2. Im Rahmen der Aufgabenstellung werden Auswertungen der Personal- und Stellendatei er­stellt. Standardauswertungen werden mit Auswer­tungsprogrammen erzeugt, die für die wiederholte Anwendung vorrätig gehalten und regelmäßig oder auf Anforderung ausgeführt werden.

3.

Die Standardauswertungen sind im Auswer­tungskatalog dargelegt( s. Anlage Benutzerhand­buch). Sie werden im Dezernat für Personal- und Rechtsangelegenheiten dokumentiert und können durch den Personalrat eingesehen werden.

4. Zu Zwecken der Planung und Statistik im Dezernat für Planung, Organisation, Forschungs­förderung werden nur die zur Ausführung des jeweiligen Dienstgeschäfts nötigen Daten zur Ver­fügung gestellt( s. Anlage Berechtigungskonzept). Die Bereitstellung sowie der Zugriff auf Personal­daten ist im Personaldatensicherheitskonzept be­schrieben( s. Anlage Personaldatensicherheitskon­zept).

5.

Auswertungen werden nur von dem/ der Lei­ter/ in des Dezernates für Personal- und Rechtsan­gelegenheiten oder dessen/ deren Vertreters/ in ver­anlasst. Zusätzliche Auswertungen, die nicht im Auswertungskatalog beschrieben sind, erfolgen auf schriftlichen Antrag an den/ die Leiter/ in des De­zernates für Personal- und Rechtsangelegenheiten.

6. Die Auswertungen nach Ziffer 4 und 5 wer­den bei dem/ der DV- Koordinator/ in im Dezernat für Personal- und Rechtsangelegenheiten abgelegt. Sie sind auf Anforderung den Vertretern des Ge­samtpersonalrates innerhalb von 10 Tagen zur Einsichtnahme zur Verfügung zu stellen.

§8 Zugangs- und Zugriffsberechtigung

1.

In den Sachgebieten des Personaldezernates sind die Personalsachbearbeiter/ innen, Änderungs­dienstmitarbeiter/ innen und Sachgebietsleiter/ innen jeweils für den Bereich des gesamten Sachgebietes zugangsberechtigt, wobei die Berechtigung zu Änderungen und Auswertungen in dem nicht selbst verwalteten Sachgebiet auf den Vertretungsfall beschränkt ist.

2.

Im Rahmen der Zuständigkeiten der ZEIK für die Programm- und Systemverwaltung sind der/ die

32