132 Flexible Aufgabenerfüllung

— Einzelbefragung, — Gruppenbefragung, — Konferenzen.

Als vorteilhaft gilt die Möglichkeit der persönlichen Befragung. Nachteilig dürf­te jedoch sein, daß die zur Verfügung stehende Zeit nicht immer ausreicht, um wichtige Tatbestände mit der genügenden Sorgfalt und Intensität zu behandeln.

Der Fragebogen ist dagegen unpersönlich, gibt aber die Möglichkeit, die gestell­ten Fragen sorgfältig und kritisch zu bearbeiten. Dies setzt jedoch eine entspre­chende große Sorgfalt bei der Erstellung des Fragebogens voraus, insbesondere um Mißverständnisse und Mehrdeutigkeiten zu vermeiden. Deshalb ist der Fra­gebogen insbesondere dann besonders aufwendig, wenn der zu untersuchende Sachverhalt relativ komplex ist oder nur eine kleine Anzahl von Personen be­fragt werden soll.

Die Beobachtung wiederum stellt große Anforderungen an den Beobachter als auch an den bzw. die Beobachteten. Dies gilt z. B. im Hinblick auf die Gleichbe­handlung der Beobachter, z.B. unabhängig von persönlichen, zeitlichen oder sachlichen Differenzierungen. Aber auch von den Beobachteten setzt es ein hin­reichendes Verständnis für die Situation voraus, damit bestimmte Vorgänge möglichst eindeutig erhoben werden können. Oftmals wird es nicht gern gese­hen, wenn Beobachtungen von Abteilungsfremden durchgeführt werden.

Bei der Selbstaufschreibung,* z. B. nach der Berichtsmethode, bei der es den be­treffenden Abteilungen obliegt, bestimmte Arbeitsgebiete oder damit in Zusam­menhang stehende Sachverhalte selbst zu beschreiben, kann ein hohes Maß an Genauigkeit erzielt werden, weil von den jeweiligen Sachbearbeitern bzw. Spe­zialisten instruktive Einsichten in Sachzusammenhänge zu erwarten sind. Schließlich wirkt es motivierend für die Beteiligten, wenn sie als Fachleute ak­zeptiert werden und auf dieser Basis die Möglichkeit haben, auf bisher bestehen­de Probleme und Unzuträglichkeiten hinzuweisen sowie Verbesserungsvorschlä­ge anzubieten.

Sicherlich kann man eine Erhebungstechnik nicht immer bevorzugt anwenden. Statt dessen ist ein Methoden-Mix anzustreben, um sowohl mit Hilfe der Doku­mentenanalyse und der Selbstaufschreibung als auch durch Beobachtung, Frage­bogen und Interview ein möglichst vollständiges Bild von dem zu untersuchen­den Sachverhalt zu gewinnen.

Zur Darstellung dieser Aspekte empfiehlt es sich wegen der damit verbundenen Anschaulichkeit, Datenflußpläne bzw. Fluß- oder Ablaufdiagramme anzuferti­gen. Wie Abb. 75 zeigt, wird bereits im Stadium der Ist-Analyse deutlich, inwie­weit z. B. Doppelarbeiten erfolgen, unklare Zuständigkeiten bestehen oder unzu­reichende organisatorische Sachmittel zur Verfügung stehen.®