Führung und Organisation 179
Daß natürlich auch bei fester Aufgabenverteilung Sonderfälle variabel gestaltet werden müssen, versteht sich von selbst. Die mit einer Position verbundenen Aufgabengebiete sollten schriftlich fixiert werden. Als Führungsinstrumente bieten sich Stellenbeschreibungen an(vgl. Kap. VI).
(4) Möglichkeiten der Kompetenzverteilung ® Kompetenzarten?®
Der Mitarbeiter, dem bestimmte Aufgaben übertragen worden sind, muß auch die Möglichkeit haben, diese Aufgaben sachgerecht auszuführen. Daß er hierfür über ein bestimmtes Können und Wissen und ein gewisses Maß an Erfahrung verfügen muß, versteht sich von selbst. Ihm müssen jedoch darüber hinaus auch die Befugnisse eingeräumt werden, bestimmte Entscheidungen, die für die Lösung der ihm übertragenen Aufgaben erforderlich sind, treffen zu können. Was nützt es, einen Einkäufer zu beauftragen, selbständig bestimmte Materialien einzukaufen, wenn er die für die Bestellung erforderliche, rechtsverbindliche Unterschrift nicht leisten darf? Mit der Übertragung von Aufgaben muß die Einräumung von Kompetenzen, von Entscheidungsbefugnissen einhergehen. Hier darf es keine Diskrepanz geben.
Für jede Stelle ist im Rahmen der Kompetenzverteilung Inhalt und Umfang des jeweiligen Kompetenzbereiches zu bestimmen.
— Einzelne Handlungen lassen sich insofern als Entscheidungs- bzw. als Anordnungskompetenz charakterisieren.
— Dabei kann es sich sowohl um Kompetenzen im Innen- als auch im Außenverhältnis handeln.
— Zu klären ist auch der Umfang einer Kompetenz, z.B. für Einzelaufträge, etwa bis zu einem Auftragsvolumen von X DM.
(5) Dokumentation der Kompetenzverteilung
Als Dokumentationshilfe für die Darstellung des Kompetenzsystems bzw. der Kompetenzbereiche ist neben der Stellenbeschreibung insbesondere das Funktionendiagramm zu nennen.?’
Mit Hilfe des Funktionendiagrammes läßt sich der aufbauorganisatorische Zusammenhang mehrerer organisatorischer Einheiten mit ihren wichtigsten Aufgaben und den ihnen zustehenden Kompetenzen verdeutlichen.
Bei kleineren und mittleren Unternehmen empfiehlt es sich,
— Kompetenzen in Geschäftsordnungen festzuhalten,
— eine Verbindung von Stellenbeschreibung und Funktionsdiagramm vorzunehmen,
— auf eine zu ausgeprägte Detaillierung zu verzichten.